Veel websites, één werkplek: SEO uitvoeren als team

Wie twaalf websites volgt, struikelt zelden over de analyse en bijna altijd over de organisatie. Hoe u het SEO-werk van een team inricht: één projectkanaal in plaats van vijf bewaarplaatsen, expliciete toegangsrechten, platte labels en rapportages die vergelijkbaar blijven.

Voor één website hebt u weinig nodig: een tabblad in een spreadsheet, een bladwijzer naar Search Console, een map met schermafbeeldingen. De breuk komt ergens tussen de zesde en de tiende site, en zelden als een helder inzicht. Meestal is het een vaag ongemak — u weet niet meer precies wat er deze week is gebeurd, en al helemaal niet bij welke klant.

Daar begint het vernieuwde panel van Semalt — minder als nóg een analysetool, meer als werkplek voor wie tegelijk verantwoordelijk is voor meerdere sites: bureaus, ketens, bedrijven met verschillende merken, zzp'ers wier portfolio is aangegroeid.

Waarom een portfolio anders vastloopt dan één losse website

Eén project loopt vast op de inhoud: verkeerde zoekwoorden, zwakke teksten, technische belemmeringen. Een portfolio loopt vast omdat de informatie uiteenvalt.

Campagnenieuws komt per e-mail binnen. Het bewijs van geplaatste links ligt in een spreadsheet waarvan alleen de maker de kolommen begrijpt. Klantvragen blijven in de mailbox van de projectleider, rapporten in de map met downloads, taken in een tool zonder databron. Elk van die bewaarplaatsen is op zichzelf verdedigbaar; samen zorgen ze ervoor dat de vraag "wat is er in juli bij klant X gebeurd" een half uur kost.

Die cijfers zijn een rekenvoorbeeld, geen meting: twaalf klanten, twaalf maanden, een half uur per keer. Er komt ongeveer een werkweek per jaar uit, besteed aan het terugvinden van werk dat u zelf hebt gedaan. Gebeurtenissen moeten dus neerslaan waar het project leeft, in de volgorde waarin ze plaatsvonden.

My SEO Stream: één kanaal in plaats van vijf bewaarplaatsen

My SEO Stream brengt per project bij elkaar wat verspreid lag. Het oogt als een gesprek, met één verschil: mensen zijn niet de enigen die erin schrijven.

De projecthistorie wordt daarmee niet bijgehouden, maar ontstaat als bijproduct van het werk. Vraagt iemand in oktober waarom de klikken in juni inzakten, dan scrolt u terug: het antwoord, het rapport, de geplaatste links en het besluit staan er.

Filters, taakstatussen en zoeken in volledige tekst

Een chronologisch kanaal heeft een voor de hand liggend nadeel: na een paar maanden is het lang. Daar staan drie tegengiften tegenover.

• De filters Alles, Links, Bestanden en Taken. Het filter Links beantwoordt met één klik wat er deze maand aan linkbuilding is gedaan, inclusief DR en verkeer; Bestanden haalt rapporten en bijlagen naar boven.
• De statussen actief, uitgesteld en afgewezen. Een bewust kleine set: een portfolio bestaat voor een flink deel uit terechte taken die nu niet aan de beurt zijn.
• Zoeken in volledige tekst over alle berichten. U hoeft niet te weten wanneer iets besproken is; ongeveer weten wát er besproken is, volstaat.

De status uitgesteld verdient een verdediging: de herbouw die op het budget van volgend kwartaal wacht, de Engelse teksten die de klant nog laat nalezen. Wie alleen "open" en "klaar" kent, houdt een lijst over die overloopt, of een slecht geweten.

Zoeken in volledige tekst levert bovendien niet alleen de vindplaats op, maar ook de context eromheen — een combinatie die geen spreadsheet biedt.

Een assistent die de projectdata werkelijk leest

Het verschil tussen de assistent in het kanaal en een algemeen taalmodel in het tabblad ernaast is er een van soort, niet van gradatie: het tweede weet niets van uw project, het eerste leest het.

Vraag een algemeen model waarom de klikken op uw categoriepagina's dalen en u krijgt een lijst met plausibele oorzaken. Die lijst is niet onjuist, maar blijft waar ongeacht wat er werkelijk gebeurd is — en daarmee onbruikbaar om een besluit op te nemen.

De nul is geen randgeval maar een bedoeling. Bij "wat is het verschil tussen vertoningen en klikken" helpt projectdata niet; bij "welke zoekwoorden zijn de afgelopen 28 dagen gezakt" worden juist de benodigde blokken geladen. De assistent neemt daarnaast zoekwoord- en URL-lijsten in stapels aan.

Ook de twintig berichten zijn een bewuste grens: ruim voor een werksessie, maar geen projectgeheugen over maanden. Dat is de rol van het kanaal zelf en van de zoekfunctie. Wie zes weken later doorvraagt alsof het gesprek nooit stopte, krijgt een antwoord dat naast de kwestie zit.

Meerdere klanten: wie ziet wat binnen het team

Zodra meer dan één persoon meekijkt, komt de vraag naar toegangsrechten. Het gebruikelijke noodverband is een gedeeld wachtwoord — ongemakkelijk zodra een collega vertrekt. In de werkomgeving van Semalt ligt het antwoord in een paar niveaus.

Bij Rotterdamse b2b-opdrachtgevers kijkt zelden alleen de marketingafdeling mee; vaak wil ook een salesmanager of een directeur toegang. Delen per website houdt dat overzichtelijk zonder een tweede omgeving.

Websitelabels: één globaal filter over het hele portfolio

Labels werken als een globaal filter over alle weergaven. Het is dus geen aantekening in één lijst, maar een selectie die zich door de hele interface voortplant: u filtert op een klant, en vanaf dat moment gaat alles alleen nog over diens sites. Waarop u labelt, is daarmee een architectuurbeslissing.

De tweede as weegt in Nederland zwaar. Een Rotterdams handels- of logistiekbedrijf wordt in het Nederlands gevonden door lokale inkopers en in het Engels door internationale klanten, vaak op hetzelfde domein. Een gemiddelde positie over beide talen zegt dan weinig: hij verbergt dat de Nederlandse pagina's sterk staan terwijl de Engelse nauwelijks meedoen. Daar komt bij dat Nederlandstalige zoekresultaten in België anders zijn. Land- en taalsplitsingen zijn hier geen verfijning maar basiswerk.

Waarom een platte indeling beter werkt dan een diepe boomstructuur

De meest gemaakte fout is de diepe hiërarchie. U begint met klant-devries, voegt klant-devries-shop toe, daarna klant-devries-shop-en — een half jaar later hebt u veertig labels waarvan er dertig precies één site raken. Een label dat maar één object filtert, is geen label maar de naam van dat object.

Een platte indeling werkt beter omdat labels zich laten combineren: een paar duidelijk gescheiden assen, per as één waarde per site. Vier assen met elk een handvol waarden dekken een portfolio af zonder boomstructuur. Wilt u alle Engelstalige versies met hoge prioriteit zien, dan zet u twee filters aan in plaats van door takken te klikken.

Welke inrichting past bij welk profiel

Niet elke situatie vraagt dezelfde constructie. De zzp'er die drie sites beheert en de systematiek van een bureau met zestig klanten overneemt, doet vooral administratie.

De regels zijn cumulatief te lezen: elke trede neemt de vorige over en voegt één as toe. Wie groeit, breidt uit in plaats van opnieuw te bouwen.

Rapportage, export en visualisatie

Het rapport is het moment waarop de organisatie zich terugbetaalt of zich wreekt. Wie de cijfers elke maand opnieuw bij elkaar zoekt, is een dag kwijt; wie ze op orde heeft, een uur.

Het verschil tussen tienduizend regels en tweehonderdvijftig verrast eerst en wordt daarna begrijpelijk. Een pdf wordt gelezen; een document van drieduizend regels wordt gearchiveerd. De grens dwingt tot de juiste vraag — welke 250 regels vertellen deze maand? — en dat is het advieswerk.

De configureerbare rapportbouwer bepaalt welke blokken in het document komen. Leg per klanttype één configuratie vast en houd u eraan: een constante opbouw maakt vergelijking mogelijk. Wie de rapportsjablonen in het Semalt-panel eenmaal instelt, inclusief logo en huisstijlkleuren, heeft dat voor al zijn klanten geregeld.

Die vormen zijn bewust conventioneel: ze bestaan om in één oogopslag leesbaar te zijn. Doordat achtergrondprocessen de data doorlopend synchroniseren, zijn de weergaven actueel zonder handmatig verversen.

Een week bij een klein Rotterdams bureau

Het volgende verloop is een opgesteld voorbeeld, geen casus: een Rotterdams bureau van drie mensen met twaalf klantsites — vier toeleveranciers uit de haven- en logistieksector, twee tweetalige technische bedrijven, twee webshops, een advocatenkantoor en drie lokale dienstverleners.

Maandagochtend: de portfoliocheck

De week begint niet met twaalf projecten maar met een filter. Het label prio-hoog brengt het portfolio terug tot vier sites; van die vier worden de kengetalkaarten en de tijdreeksen over 28 dagen bekeken, waarna het kanaal op Alles gaat voor het campagnenieuws en de nieuwe links van het weekend.

Daarna gaat het filter op prio-standaard. De acht overige projecten worden op hun kaarten doorgelopen; wat opvalt, wordt een taak in het betreffende kanaal. Het geheel kost drie kwartier, en de reden is niet snelheid maar volgorde: het prioriteren zit al in de labels.

Dinsdag tot donderdag: het gewone werk

Doordeweekse dagen bestaan uit vragen. Een klant mailt omdat hij denkt zichtbaarheid te hebben verloren. In plaats van schermafbeeldingen te verzamelen, wordt de vraag in het projectkanaal gesteld; de routering laadt de relevante blokken, een vervolgvraag scherpt het antwoord aan. De hele keten blijft staan, inclusief het antwoord dat achteraf niet klopte.

Ondertussen ontstaan taken. Het punt van het advocatenkantoor gaat op uitgesteld: compliance beoordeelt teksten pas volgend kwartaal. Dat van een webshop wordt afgewezen: een herbouw heeft het probleem al opgelost. Beide besluiten blijven gedocumenteerd.

• Vraag van een klant. Stel hem in het projectkanaal; antwoord en onderbouwing blijven daar staan.
• Constatering zonder directe oplossing. Maak de taak en zet hem op uitgesteld, zodat de actieve lijst leesbaar blijft.
• Toegang voor een externe partij. Deel één site en maak meteen de taak om die toegang in te trekken.

Einde van de maand: de rapporten

Op de laatste werkdag worden de rapporten gemaakt. Doordat er per klanttype al een configuratie bestaat, is de opbouw gelijk aan die van vorige maand — en juist die gelijkheid maakt het rapport bruikbaar. De tweetalige bedrijven krijgen een rapport per taal; de labels doen dat werk.

Het lastigste deel is niet het document maar de begeleidende tekst: drie tot vijf zinnen per klant die duiden wat de cijfers betekenen en wat er de komende maand gebeurt. Die zinnen schrijft een mens.

Waar de automatisering ophoudt

Het zou oneerlijk zijn deze inrichting te presenteren als de oplossing van het werk zelf. Ze lost de organisatielaag op — waar iets terechtkomt, hoe u het terugvindt, wie erbij mag — niet de beslissingslaag.

De eerlijke winst is een verschuiving van het zwaartepunt: draagt de organisatielaag zijn deel, dan blijft er meer tijd over voor de beslissingslaag. Minder spectaculair dan een belofte van automatische optimalisatie, maar controleerbaar. Welke modules er zijn, staat in het functieoverzicht van Semalt; voor de technische onderbouw kunt u terecht bij onze diensten.

Veelgestelde vragen

De klassieke fout is altijd dezelfde: te veel tegelijk. Een verstandige volgorde ziet er anders uit — sites registreren en accounts koppelen, één labelas aanleggen, één project echt in het kanaal voeren, één rapportconfiguratie vastleggen, en de toegangsrechten als laatste. Meer achtergrond vindt u op ons blog.

De eerste nuttige stap is klein: registreer twee of drie sites en werk er een maand mee. Wilt u het uitproberen, dan kunt u toegang tot het Semalt-panel openen en uw systematiek eerst op een overzichtelijk deel van uw portfolio beproeven.

Of het werk zich terugbetaalt, meet u aan één vraag: hoe lang duurt het voordat u kunt antwoorden op "wat is er vorig kwartaal bij deze klant gebeurd". Lukt dat binnen twee minuten, dan heeft de organisatielaag zijn werk gedaan. Al het overige is weer aan u.